PREMESSA
Il presente Documento vuole essere una breve guida per l’utente nella prima fase della complessa operazione di “passaggio al digitale” del Comune di Palermo, illustrando la procedura operativa da seguire per veicolare tutti quei documenti indirizzati prevalentemente ad un soggetto o ad un Ente esterni all’Amministrazione mediante la PROCEDURA DIGITALE LIBRO FIRMA.
La procedura si compone di 3 fasi:
Prima Fase: è la fase della Richiesta Avanzata. Il soggetto Responsabile della U.O. o il responsabile del procedimento nel caso di UU.OO. complesse, provvede a caricare nella procedura il documento da veicolare in formato PDF accessibile.
Seconda Fase: è la fase della Predisposizione alla Firma. Il soggetto che ha effettuato la richiesta avanzata, riceverà una e-mail che lo informerà del corretto caricamento dell’atto. A questo punto si collegherà al Libro Firma e stabilirà le “policy di firma” sottoponendo il documento al Dirigente (o ai Dirigenti) responsabili.
Terza Fase: è la fase della Firma Digitale. Il Dirigente responsabile (o i Dirigenti nel caso di documento sottoposto a firma doppia) provvede a firmare digitalmente il documento collegandosi al Libro Firma ed in automatico il documento stesso verrà protocollato ed archiviato digitalmente. Una e-mail automatica informerà il richiedente (colui che nella prima fase ha caricato il documento) dell’avvenuto completamento della procedura e del numero e data di protocollo.
Resterà a questo punto l’incombenza di inviare il documento al suo destinatario. Per far ciò, dopo aver visualizzato il numero di protocollo, il richiedente o il soggetto comunque deputato all’inoltro della corrispondenza potrà accedere all’archivio protocollo, ricercare il numero e scaricare i file allegati che andranno poi trasmessi via e-mail al destinatario, o in modo cartaceo (qualora il destinatario sia sprovvisto di posta elettronica) apponendo la dicitura “copia cartacea conforme all’originale informatico agli atti dell’ufficio”.